仕事におけるペーパーレス化のメリットをまとめるので是非会社での導入を願う

こんにちは。うぐいすです。

やっぱり決算月って忙しいですね。ノルマの達成、延滞先の管理、報告書類などなど、やることがたくさんありすぎて出口の見えないトンネルを歩いているようです。

いつになったら平穏な日常が戻ってくるのか。

出口が見えないといえば私のデスク周りには忙しさを象徴するかのように書類が山積みになっています。全て3月中にこなさなければならないものなのですが、もうその山積みになった書類を見るだけで、仕事する気が失せてしまいます。

もっとスマートに仕事できたらいいのになと思い、今回はペーパーレスについてまとめていきます。

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もう書類の山にうんざり

とにかく、やる気が失せるからこの書類の山をどこかにしまいたい。でもしまう所もないし、しまってもすぐ出すことになるから面倒。

私の属する金融業界って今のところ、書類はなんでも紙ベースでやりとりするので、何か一つ仕事をするとすぐ書類の束になってしまうんですよね。

なので、金庫も色々なファイルがしまってありぎゅうぎゅう、置く所がないし、必要なファイルを探すのも一苦労です。

なんで未だになんでも紙ベースなのか不思議でなりません。

ペーパーレスにすれば、色々便利になるし、効率も良くなるんですけど。

経費削減になる

まず、書類を作るってことはいちいちコピー用紙を消耗するわけなので経費がかかります。

ペーパーレスにしてしまえば、まず経費削減につながります。

例えば、私の職場では毎日大量の閲覧書類が回ってくるのですが、これらは会社の本部から各支店にメールで支店長宛に送られてきています。それをいちいち紙に印刷して部下に閲覧書類として回すわけですが、もうおかしいですよね。

一回メールで送られてきているものをいちいち紙にしてるんですよ?

それだったら支店長宛じゃなくて全員に送れば済む話です。

メールを受信するためのパソコンに経費がかかるってんなら一回コピー用紙台と全員に安いノートパソコンを支給した時の値段を天秤にかければ、自ずとどちらが経費削減につながるか一目瞭然です。

業務の効率化

ペーパーレス導入は経費削減だけじゃなく業務の効率化にも効果的です。

金融機関を含め、お客様になんらかの申込書を書いてもらう場面って多々あると思います。金融機関でいえばお金を下ろす預けるのは伝票を書いてもらわなきゃいけないです。

まあ伝票を書いてもらうのは大した手間ではないかもしれませんが、私の場合は渉外担当なので借り入れの申込書をお客様に書いてもらう機会が多いです。これがまた時間かかるんですよね。

話の中で契約をこぎつけ、いざ借り入れ申込書に記入してもらうわけですが、とにかくもう書く所多い上に大事な書類なので、書き間違い厳禁なんです。

なので最後の最後で間違えてしまうとまた最初から書き直してもらわなければいけません。この申込書をペーパーレスにするとどうでしょう。

例えば、タブレットで申し込みを受け付けれるとなったら、記入してもらわなければならない箇所は減りませんが、記入ではなく入力という動作になることでスピードはぐんと上がるはずです。

また間違えても訂正してもらうことも容易にできます。

契約時には書類に自署と捺印が必要になってくるかもしれませんが、こっちの負担もだいぶ減りますし、お客様の負担も減ります。

結果、CS向上にもつながるし、業務の効率化、迅速化にもつながるわけです。もういいことずくめですね。

個人情報の漏洩防止にもつながるでしょ

今、何かと個人情報の取り扱いには気を付けなくてはいけません。

お客様の情報を何かの拍子で漏らしてしまったらもう大問題です。

私のような渉外担当は毎日たくさんのお客様の情報が詰まった書類を持ち歩いています。

もし、何かの拍子にこの書類を落としてしまったり、盗まれてしまったらクビですね。

なのでそういった書類を持ち歩くときには細心の注意を払ってるんですが、万が一もあると思うんです。書類の束の中の1枚くらいが風に飛ばされてもすぐには気付かないかもしれません。

ではこれをタブレットの中にまとめるとどうでしょう。

このタブレット1つあれば、書類を持ち歩く必要がありません。

また、画面にロックをかけておけば、どこかに落としたとしても簡単には中を見られる心配はありません。

遠隔操作でデータを消したり、情報をコピーできないようにしとけば個人情報の漏洩だってまずないでしょう。

何より紙も束になると割と重たいから持ち歩くの大変なんです。

(最後は個人情報の云々関係ない)


紙の方が見やすかったり、物として安心感があったりといい面もあるにせよ。

それよりもペーパーレスにおけるメリットの方が大きいように私は感じます。

ぜひうちの会社でもペーパーレス化が進んでくれるといいなぁ。

 


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